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Gestión de Voluntariado para ONG: una guía práctica

 

Gestión de Voluntariado para ONGs: una guía práctica

Redacción: F. Voluntarios de Panamá, Carolina Freire, Directora Ejecutiva

Los voluntarios son un recurso de gran valor para las organizaciones no gubernamentales.  Con su pasión, creatividad y compromiso, los voluntarios permiten a las organizaciones potenciar sus programas existentes o crear nuevos, extender la cobertura y calidad de sus servicios, difundir su labor, y estrechar sus relaciones con los beneficiarios y la comunidad.

La oportunidad de atraer y retener voluntarios en las organizaciones también supone una inversión de tiempo y de recursos para asegurar su adecuada gestión. Sin embargo, con una buena gestión del voluntariado, las organizaciones podrán mantener a sus voluntarios motivados y comprometidos, y les permitirá seguir creciendo con la ayuda de los voluntarios, como aliados imprescindibles.

Esta sección pretende entregar a las ONG herramientas prácticas que permitirán afianzar sus programas de gestión de voluntariado.

Sección 1: ¿Qué es el voluntariado?

Definición del voluntariado:

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define el voluntariado como:

“Trabajo no remunerado ni obligatorio. Se refiere al tiempo que individuos dedican, sin remuneración, a actividades realizadas a beneficio de otros fuera de su hogar, ya sea a través de una organización o de forma directa”.

Tomando como base esta definición, podemos identificar al menos tres características del trabajo voluntario:

1. Involucra trabajo

Las actividades de voluntariado producen bienes o servicios a beneficio de otros.

2. No es remunerado

El voluntario no recibe remuneración por su trabajo. Sí puede ser reembolsado por gastos relacionados a la actividad y puede recibir regalos simbólicos. Los voluntarios sí puede recibir beneficios no monetarios de su actividad como reconocimiento social, experiencia laboral, contactos, entre otros.

3. No es obligatorio

Quienes realizan trabajo voluntario deben hacerlo por elección propia, sin que sean obligados legalmente o de otra manera.

Beneficios del voluntariado

Los beneficios del voluntariado son múltiples, no solo para quien realiza el trabajo voluntario sino para las organizaciones, la comunidad y la sociedad en general.

Para los voluntarios, los beneficios del trabajo voluntario incluyen:

Satisfacción de servir a la comunidad.

▪ Oportunidad para aplicar y afianzar sus capacidades y conocimientos.

▪ Oportunidad para desarrollar de habilidades de liderazgo y comunicación.

▪ Desarrollo de conciencia y comprensión de los retos del desarrollo económico y social.

Para las organizaciones no gubernamentales, los beneficios incluyen:

▪ Ampliación en la cobertura y calidad de los programas y servicios.

▪ Ahorro de costos.

▪ Mejores relaciones con la comunidad y beneficiarios.

▪ Atracción de posibles donantes y otros voluntarios.

▪ Generación de nuevas ideas, creatividad e ímpetu.

Para las empresas que desarrollan programas de voluntariado corporativo, los voluntarios presentan la oportunidad de:

▪ Fortalecer sus programas de responsabilidad social empresarial.

▪ Mejorar la gestión del voluntariado corporativo.

▪ Estrechar relaciones entre la empresa y la comunidad.

A nivel de país, el voluntariado es una poderosa herramienta para el ejercicio active de la ciudadanía. Entre sus beneficios se destacan:

▪ Impulsar nueva generación de ciudadanos comprometidos con el desarrollo.

▪ Aumentar el capital social, asociatividad y participación cívica.

▪ Fortalecer capacidades del sector no gubernamental y empresarial.

▪ Promover una cultura de servicio público.

▪ Avanzar de una democracia electoral hacia la consolidación de una democracia ciudadana, activa y participativa.

Motivaciones de los voluntarios

Cada voluntario tiene una combinación de motivaciones en relación a su interés de participar en el voluntariado. A algunos los motiva el interés de ayudar a los demás. Sus intenciones son altruistas y desprendidas, y tienen como norte el servicio en beneficio de alguna persona, grupo, o causa en particular. En algunas ocasiones, sin embargo, las motivaciones de los voluntarios no son exclusivamente altruistas, sino que tienen que ver con intereses personales, tales como, la necesidad de relacionarse, el deseo de ocupar el tiempo libre, el deseo de adquirir experiencia profesional, o satisfacer una vocación personal.

Para tener éxito en la gestión de voluntariado, es importante conocer qué motiva a los voluntarios a fin de diseñar oportunidades que faciliten el cumplimiento de sus objetivos, ya sean altruistas u otros, y los mantenga motivados.

Por ejemplo, si a nuestros voluntarios los motiva el deseo de afianzar su conocimiento y también servir a los demás, podemos diseñar oportunidades que les permiten aplicar esos conocimientos y habilidades, y obtener un producto concreto y visible de su trabajo voluntario.  Para aquellos voluntarios motivados por el deseo de afiliación, es decir que desean sentirse conectados a los demás, los trabajos voluntarios más adecuados son aquellos en los cuales puedan interactuar con el personal, socios, y/o beneficiarios de la organización.

Tipo de voluntariado

El trabajo voluntario se puede categorizar según la modalidad y según la dedicación.

Las modalidades son de tipo presencial o virtual.  La modalidad presencial consiste en colaborar de forma física con una organización, ya sea de forma directa con los beneficiarios de la misma o de forma indirecta apoyando las labores de gestión, sensibilización de la organización, entre otros. Algunos ejemplos del voluntariado presencial son impartir talleres educativos, dirigir actividades deportivas, servir alimentos, u ofrecer servicios de consejería.

Por otra parte, la modalidad virtual consiste en colaborar a distancia con una organización de voluntariado utilizando las tecnologías de la información y la comunicación. En las organizaciones hay tareas que no requieren obligatoriamente una presencia física, como por ejemplo, el diseño y programación de páginas web, la redacción de artículos, o la revisión de informes financieros.

El voluntariado según la dedicación se refiere al puntual o continuo. El voluntariado continuo es la forma más tradicional que conocemos del voluntariado y es aquel que requiere de cierta permanencia para llevarse a cabo.  Usualmente, los voluntarios reciben formación dentro de la organización para asegurar la realización eficaz de su tarea. Por otro lado, el voluntariado de tipo puntual da a las personas que no cuentan con mucha disponibilidad de tiempo la oportunidad de comprometerse con una organización en una fecha específica o un cierto número de horas determinadas.

Para efectos de la gestión del voluntariado, es importante entender los diferentes tipos de voluntariado. De esta manera, se pueden crear oportunidades que apelen a los intereses y a la disponibilidad de potenciales voluntarios.  Por ejemplo, un profesional que desea colaborar con una organización pero labora a tiempo completo, solo tendrá disponibles los fines de semana o desde su casa. Para aprovechar lo que un profesional puede aportar a la organización, se pueden crear oportunidades de tipo virtual o que se puedan realizar los fines de semana o en horarios flexibles.

Lo importante a tener en mente a la hora de crear oportunidades de voluntariado es que no todos los voluntarios son iguales, y que debemos apelar a sus diferentes intereses, motivaciones, y disponibilidad.

Deberes y derechos de los voluntarios

Sección 2: Las 3 R´s de la Gestión de Voluntariado

Un exitoso programa de voluntariado se puede resumir en tres palabras: reclutamiento, retención y reconocimiento.  Las estrategias que usemos para atraer voluntarios, para mantenerlos comprometidos con la labor que realizan dentro de la organización, y para agradecer y premiar el esfuerzo que hacen son cruciales para que tanto las organizaciones como los voluntarios se beneficien de la experiencia.

Antes de invitar a potenciales voluntarios, las organizaciones deben preguntarse, entre otras cosas:

▪ ¿Para qué actividades requerimos voluntarios?

▪ ¿Qué tipo de voluntariado requerimos para lograr los objetivos que tenemos?

▪ ¿Con qué recursos contamos para brindar a los voluntarios las herramientas necesarias para hacer su trabajo?

▪ ¿Contamos con un coordinador que apoye la organización de las actividades de voluntariado?

Estas y muchas otras preguntas son las que una organización que quiere reclutar voluntarios debe hacerse antes de iniciar un programa de voluntariado.

Reclutamiento

El reclutamiento de voluntarios se refiere a las estrategias que utiliza la organización para atraer a potenciales voluntarios que apoyen las labores de la organización. En esta sección, encontrará los pasos a seguir en formular una estrategia de reclutamiento de voluntarios.

Paso 1: La base para el reclutamiento de voluntarios es el Perfil de Voluntariado, un documento que describe la oportunidad de voluntariado e identifica detalles como la duración y el tiempo estimado que se requiere para llevar a cabo la oportunidad de voluntariado, las responsabilidades que involucra, los beneficios que el voluntario recibe a cambio, la ubicación donde se lleva a cabo la actividad, y los contactos de la organización.

Elaborar perfiles de voluntariado tiene muchos beneficios, entre los que se destacan el hecho de que permiten alinear las motivaciones y el tiempo disponible del voluntario con un trabajo voluntario que lo satisfaga. También brinda información precisa sobre las responsabilidades del trabajo voluntario, generando expectativas claras al voluntario y al personal de la organización.

Sin una descripción precisa de la oportunidad de voluntariado, los voluntarios pueden entrar a la organización sin claridad acerca de la labor que realizarán, el tiempo que dedicarán a la misma, lo que se espera de ellos, ni con quién deben coordinar, lo cual puede generar confusión, frustración  y desorganización.

Al diseñar trabajos voluntarios, las organizaciones deben tomar en cuenta la gran diversidad que existe de intereses, motivaciones, y tiempo disponible entre los potenciales voluntarios. Entre mejor los entendamos y entre más opciones tengamos disponibles, más efectiva será nuestra relación con ellos y lograremos mejores resultados para la organización.

Podemos tomar en cuenta los siguientes elementos al diseñar perfiles de trabajo voluntario:

▪ Pensar en trabajos y/o actividades puntuales y con tiempos definidos. Evitar trabajos que requieren hacerse diariamente o son inflexibles.

▪ Pensar en tareas para las cuales la organización carece de personal calificado y en las cuales un voluntario profesional podría colaborar.

▪ Pensar en tareas que no requieren habilidades especiales y que cualquier persona podría realizar.

▪ Pensar en tareas que se puedan realizar individualmente o en grupo.

▪ Ofrecer tiempos flexibles.

▪ Considerar si la organización puede reembolsar gastos de transporte y alimentación a los voluntarios.

▪ Desarrollar posiciones para fines de semana y las tardes después del trabajo o estudios.

▪ Desarrollar oportunidades de voluntariado que se pueden hacer desde la casa o la oficina.

▪ Pensar en actividades que involucren diferentes grupos de edad.

A continuación, se presenta un formato sugerido para elaborar oportunidades de voluntariado:

▪ Nombre de la organización

▪ Título de la posición

▪ Supervisor

▪ Objetivo de la posición (¿Por qué la posición fue creada y cómo se relaciona con la misión de la organización?)

▪ Responsabilidades (¿Cuales son las expectativas respecto del voluntario?)

▪ Tiempo (Horas, fechas, días)

▪ Calificaciones (requeridas y deseadas)

▪ Lugar (donde se realiza el trabajo)

▪ Beneficios para el voluntario (experiencia laboral para mejorar habilidades, oportunidad para hacer una diferencia, reembolso de gastos, otros)

▪ Contacto

El diseño de un perfil de trabajo voluntario es instrumental en el éxito de un programa de voluntariado. Comprender las tendencias o características de los voluntarios (disponibilidad, motivaciones, intereses) permite diseñar perfiles efectivos. Pensar en formas diversas de utilizar a los voluntarios permitirá mejorar la efectividad de la gestión y permitirá lograr la misión de la organización.

Paso 2: Promoción de las oportunidades

Las organizaciones tienen a su disposición una gama de opciones para promover las oportunidades de voluntariado que han creado y así reclutar voluntarios a su causa.  Dependiendo del tipo de voluntario que buscan, pueden acudir a las siguientes instancias:

▪ Escuelas públicas y privadas

▪ Universidades públicas y privadas

▪ Organizaciones juveniles

▪ Organizaciones deportivas

▪ Ferias escolares, regionales, ambientales, entre otras

▪ Redes sociales (Twitter, Facebook, My Space, Google+, entre otros)

▪ Medios de comunicación masivos y publicaciones especializadas

▪ Clubes cívicos

▪ Empresas con programas de responsabilidad social empresarial

▪ Asociaciones de ex alumnos

▪ Iglesias

▪ Gremios y asociaciones profesionales

▪ Asociaciones de adultos mayores y jubilados

▪ Clubes en Centros de Salud o Policlínicas, entre otros

Todas las organizaciones que deseen promover sus oportunidades de voluntariado, pueden hacerlo gratuitamente a través de Ponte En Algo.com, una página web donde se mantiene un centro de voluntariado virtual. A través de esta herramienta, los potenciales voluntarios buscan las oportunidades de voluntariado que están disponibles a través de las ONG, filtrando por categorías de interés, por área geográfica o por organización, permitiendo conectar la oferta con la demanda del voluntariado.

Paso 3: Aplicación y Entrevista

Es importante que, antes de invitar a un voluntario a trabajar en la organización, se le solicite llenar un documento de aplicación en el que compartan su datos personales y describan sus motivaciones e intereses, de manera que la organización pueda mantener una base de datos de voluntarios.

Si un voluntario accede a  la oportunidad de voluntariado a través de Ponte En Algo.com, podrá someter su formulario de aplicación en línea.

Una vez llenado el documento de aplicación, la organización debe realizar una entrevista con el potencial voluntario. La entrevista permite saber si hay un “match” entre el candidato y la oportunidad que la organización está ofertando.

Durante la entrevista, la organización debe compartir información general sobre la organización, el programa, y la posición de voluntariado.  La organización puede explorar temas como las habilidades, intereses, experiencias y motivaciones del voluntario así como su disponibilidad de tiempo.

Si hay aceptación mutua, se acuerda el trabajo a realizar (usando un perfil existente o diseñando otro), discutan fecha de inicio y terminación, y los demás elementos contenidos en el perfil.

La organización y el voluntario pueden firmar el perfil como muestra de acuerdo entre las partes sobre el voluntariado a realizar.  Si es necesario, se debe pedir al voluntario que tenga otra entrevista con algún miembro de la organización.

En caso de que no haya acuerdo, la organización debe motivar al voluntario a mantenerse en la base de datos de la organización para futuras oportunidades o referirlo a PonteEnAlgo.com donde encontrará muchas oportunidades relacionadas. De esta manera, los voluntarios se mantendrán interesados y no perderemos su entusiasmo y deseo de ayudar.

La entrevista es uno de los elementos más importantes de la gestión del voluntariado. ¡Cuando las personas correctas están en los trabajos voluntarios correctos, el coordinador de voluntarios y su programa tienen grandes probabilidades de éxito!

Paso 4: Orientación

Antes de que el voluntario inicie su labor, la organización debe brindarle una orientación acerca de la historia, misión y objetivos de la organización, el perfil de los beneficiarios, y las políticas de la ONG respecto de voluntarios.  Igualmente, se debe ofrecer al voluntario un recorrido por las instalaciones y presentarle al personal. Algunas posiciones de voluntariado requieren entrenamiento ya que se desarrollarán actividades especializadas.  La ONG debe proporcionar este entrenamiento al voluntario durante el tiempo que se estime necesario.

Retención

No solamente basta con atraer voluntarios a nuestras organizaciones y ponerlos a trabajar. Para lograr los objetivos del programa de voluntariado, es importante aplicar estrategias de retención, que no son más que acciones de supervisión y evaluación constante que permiten mantener a los voluntarios motivados y enfocados, y asegurándonos que están teniendo una experiencia positiva.

Una de las estrategias que las ONG pueden aplicar para retener a sus voluntarios son las evaluaciones periódicas.  Son una oportunidad para que el voluntario y el encargado o coordinador de voluntariado de la organización discutan lo que esperan entre ellos y si esas expectativas están siendo cumplidas.  La supervisión también es una forma de mantener a los voluntarios continuamente motivados ya que durante la evaluación se puede discutir cómo le está yendo al voluntario, si necesita un descanso o un cambio, o nuevos retos.

El esquema de supervisión puede ser tan sencillo como una reunión periódica –formal o informal— que permite, entre otras cosas:

▪ Expresar agradecimiento al voluntario por la labor que realiza y destacar sus logros.

▪ Conocer cómo es la experiencia del voluntario dentro de la ONG y realizar los ajustes que sean necesarios en su carga horaria u otros aspectos del voluntariado.

▪ Coordinar acciones de manera que resulten beneficiosas para ambas partes.

▪ Compartir inquietudes con el voluntario o llamar su atención sobre temas particulares, si fuera el caso.

Dependiendo de la formalidad, tamaño y estilo de la organización, el tipo de supervisión y los métodos pueden variar. Lo importantes es: establecer un sistema, informarlo al voluntario y aplicarlo. Se recomiendan auto evaluaciones, entrevistas periódicas de evaluación  y una entrevista al final del período acordado de voluntariado.

Reconocimiento

Muchas veces la organización asume, consciente o inconscientemente, que el servicio desinteresado es la única recompensa que esperan los voluntarios.  Aunque en muchos casos es así, se debe tomar en cuenta que los voluntarios tienen diferentes intereses o motivaciones.  Es por ello que las organizaciones deben establecer sistemas o estrategias para reconocer y premiar a todos sus voluntarios.

Los sistemas de reconocimiento que tienen éxito:

▪ Toman en cuenta los motivos y necesidades de los voluntarios.

▪ Reconocimiento individualizado.

▪ El crecimiento y desarrollo dentro de la organización también puede ser una forma de reconocimiento.

▪ Se puede integrar el reconocimiento al poner metas claras de trabajo y premiar cuando se cumplen.

▪ Longevidad y contribuciones especiales se deben hacer con mayor frecuencia, no sólo cada 5 o 10 años.

▪ Usar técnicas creativas e innovadoras para premiar a los voluntarios

Referencias Bibliográficas

1. Fundación MAPFRE. Curso virtual de voluntariado.

2. Tracy D. Connors, The Volunteer Management Handbook, Sept. 21, 1999.

3. Susan J. Ellis, From the Top Down: The Executive Role in Successful Volunteer Involvement, February 15, 2010.

4. James C. Fisher, Leadership and Management of Volunteer Programs, May 7, 1993.

5. Helen Little, Volunteers: How to Get Them, How to Keep Them, Sept. 1, 1999.

6. International Labor Organization, Manual on the Measurement of Volunteer Work, Nove. 18, 2008.